“Il tempo è  una risorsa limitata, usiamolo bene, iniziamo a pensare per priorità”.

Salve lettrici e lettori,
questo articolo nasce dopo una “chiacchierata” su Instagram con una donna, moglie e mamma,che mi scrive:“Io non riesco ad organizzarmi, mi perdo nelle priorità!”

Quante volte abbiamo pronunciato anche noi questa frase?!?
È una situazione più comune di quanto si immagini.
Per questo motivo ho deciso di scrivere questo articolo in cui elencherò i metodi che uso per identificare le mie priorità; ma prima, permettetemi di raccontare una storia.

“Un professore entra in aula con un contenitore di vetro vuoto. Lo fa vedere agli alunni spiegando che avrebbe voluto riempirlo; così prende dei sassi e li mette nel contenitore fino a che non raggiungono il colmo.
Chiede agli alunni se il contenitore è pieno, ovviamente la risposta è affermativa.
Poi il professore  prende della ghiaia, e la mette nel contenitore che poi scuote fino a che la ghiaia non si deposita negli spazi tra i sassi.
Chiede nuovamente agli alunni se ora è pieno, ovviamente  la risposta è di nuovo affermativa.
Infine il professore versa un secchiello di sabbia nel contenitore fino a riempire ogni spazio disponibile.
Ora sembra veramente pieno, ma ci versa anche dell’acqua.
“ADESSO è pieno!!!” dice agli alunni.
Ovviamente si guardano tutti stupiti.
Allora il professore a questo punto porge una domanda:”Se avessimo iniziato dalla sabbia, ci sarebbe stato spazio per i sassi?”
(Fonte: web)

Questo esperimento ci spiega il funzionamento della gestione del tempo.

• Il contenitore vuoto è la nostra vita, ma anche semplicemente la nostra settimana o la giornata lavorativa.
• I sassi sono le priorità, i valori per noi più alti, i progetti della settimana, l’attività lavorativa più importante.
• La ghiaia rappresenta i valori minori ma comunque importanti, e in ambito di programmazione settimanale e lavorativa tutte quelle attività che sono da fare, ma di minore importanza per noi.
• La sabbia è il simbolo dello svago e dei compiti minori non essenziali.
• L’acqua rappresenta la distrazione.

Sul tema tempo e valori ho già accennato qualcosa in questo articolo : http://iononhotempo.com/tempo-e-valori/ .
Mentre qui elencherò i metodi che uso per non perdermi nelle priorità, che divido in 4 settori:

▪︎Priorità del periodo
▪︎Priorità di un progetto
▪︎Priorità della giornata
▪︎Priorità sul lavoro

Lo scopo dei metodi che vi illustrerò è proprio il fermarsi a riflettere, siamo sempre di fretta, ci svegliamo ed è già tardi,  accompagniamo i figli a scuola correndo, andiamo al lavoro di corsa, non riusciamo più a riflettere, a metterci l’attenzione, ecco, i metodi servono proprio a questo.

PRIORITÀ DEL PERIODO

Se vogliamo imparare a stabilire le priorità, il primo passo è  chiarire il nostro scopo, no, non lo scopo della vita, ma del periodo.
Per fare questo non basta chiedersi cosa è importante per noi, altrimenti verrebbe fuori probabilmente famiglia, salute benessere economico.
Ma chiediamoci semplicemente: “come vorrei vedermi tra qualche anno?”

(Attiva e sportiva, laureata, in carriera, organizzata, indipendente..etc)

Vediamo come fare tecnicamente questa operazione: prendo carta e penna e mi siedo…si..il trucco è sempre questo..😁

SASSI: scrivo qui la risposta alla precedente domanda..per esempio, attiva e sportiva, quindi la mia priorità è SPORT
GHIAIA: LAVORO, CURA DELLA CASA, CURA DEGLI AFFETTI
SABBIA: SERATE CON GLI AMICI, MARATONE DI SERIE TV
ACQUA: SOCIAL

Bene, ora che abbiamo la nostra personale scala dell’importanza, organizziamo le giornate partendo dalla priorità, quindi segno in agenda giorni e orari da dedicare allo sport.
Se penso e basta, al voler fare più attività fisica, magari mentre sto lavando i piatti, o mentre sono in pausa pranzo a lavoro, o nel traffico, succede questo:
“Ah, quanto mi piacerebbe essere una persona sportiva! Da lunedì mi iscrivo in palestra!”
Lunedì: “ah ma oggi devo studiare, mi alleno domani.”
Martedì: “ah un imprevisto al lavoro, mi alleno domani.”
Mercoledì: “cavolo, avevo dimenticato che oggi ho l’appuntamento con l’estetista, mi alleno domani.”
Giovedì: “le amiche hanno organizzato una cena, non posso mica rinunciarci! “
Venerdì: “Ah, quanto mi piacerebbe essere una persona sportiva! Ma non ho mai tempo! Vabbe’, ormai, giuro che da lunedì mi iscrivo in palestra!”

Si, ok, ho esagerato un po’ per farla “comica”, ma il punto è  questo, scriverlo farà sì che la priorità sia la nostra bussola.
Abbiamo riflettuto, l’abbiamo messo nero su bianco, ora dobbiamo solo perseguirlo, perché se non diamo importanza alla nostra priorità del periodo, potremmo riempirci le giornate con tutte le attività più belle del mondo, ma ci sentiremo sempre insoddisfatti e l’autostima di certo non la aiuteremo.

PRIORITÀ  DI UN PROGETTO

Quando lavoro su un progetto uso il METODO DEI 3.
Consiste nel chiedersi, durante la pianificazione settimanale, quali sono le 3 attività che vorresti chiudere entro la fine della settimana.

Si, sembra banale, ma ci sono cascata tante volte anche io, mi assegnavo 10 attività da svolgere e non ne portavo a termine nemmeno una, perché 10 sono troppe, 2 sono troppo poche, 3 sono attività fattibili che creano un avanzamento evidente all’ interno del progetto. 
Questo genera automotivazione.

Stabilire le priorità non è semplice, perché significa scegliere, e di conseguenza lasciare andare alcune cose, ma i risultati saranno felicità, soddisfazione, innalzamento dell’autostima e raggiungimento dei nostri scopi.

Ricordo che per lavorare sul progetto di riordino della casa, con il metodo Marie Kondo  (ho raccontato la mia esperienza qui :http://iononhotempo.com/il-magico-potere-del-riordino-la-mia-esperienza/) rinunciai, o meglio, misi in pausa per quattro mesi i miei tre appuntamenti settimanali in palestra, per poter dedicare tempo e presenza al mio progetto. Ed ora, a distanza di tre anni, sento ancora la soddisfazione e la felicità che mi regala la mia casa “leggera”.

PRIORITÀ  DELLA GIORNATA

“Una volta identificati i sassi, i compiti minori si sistemeranno di conseguenza, proprio come nell’esperimento del contenitore. Se invece perdiamo di vista i sassi, ghiaia sabbia e acqua riempiranno le nostre giornate e di conseguenza la nostra vita.”

Per individuare la priorità della giornata facciamo prima una lista di cose da fare senza nessun ordine, uno “svuota-testa”, poi chiediamoci: “Quale, tra queste attività, una volta compiuta,  mi darà un senso di soddisfazione,  a fine giornata?”

Una volta individuata, lavoriamoci!!!
Così se si dovessero presentare degli imprevisti, se non riuscissimo a portare a termine tutto ciò che avevamo programmato, la priorità è salva, ed anche la nostra autoefficacia.

Per il resto delle attività invece io ho usato per tanto tempo il metodo della SCALA SENZA IL 7.

Ha un nome simpatico, è vero, ma per me è stato illuminante.
Consiste nel dare un voto di importanza ad ogni attività che abbiamo segnato nella nostra lista, il 10 è la priorità, che abbiamo già individuato, lo zero saranno le attività meno importanti.

Allora lo scenario che di solito si presenta è questo…
– attività X voto 8
– attività Y voto 7
– attività Z voto 8
– attività W voto 7
– ecc…

Vi svelo la regola del metodo: non bisogna usare il 7. 😄
Quindi ora ragioniamo sui compiti da 7 e decidiamo se saranno 8 o 6.
Come si può già notare, riflettendo, stabiliamo l’importanza delle attività, così da poterci dedicare allo svolgimento di quelle che hanno ricevuto i voti 10-9-8,  senza perderci nel tran tran quotidiano.
Con ciò che rimane possiamo decidere se delegare, rimandare o eliminare; proprio così, quando iniziai ad usare il metodo le attività mi sembravano tutte prioritarie, ma, man mano che la tecnica si affina (mettendola in pratica) si impara anche ad eliminare.

PRIORITÀ  SUL LAVORO

Per organizzare le attività lavorative uso, anche in questo caso, una lista “svuota-testa” e, per identificare le priorità e crearmi la scala di importanza, mi affido al metodo ABCDE di Brian Tracy.

Consiste nel mettere accanto ad ogni compito della lista una delle cinque lettere.

A: assolutamente da fare (conseguenze molto grandi, sia positive che negative);
B: da fare, ma con conseguenze minori rispetto ad A;
C: cose piacevoli, ma senza conseguenze;
D: delegare;
E: eliminare.

Personalmente prima di usare il metodo non delegavo, non ci pensavo nemmeno, ecco perché è così importante metterci la testa, ragionare; mi ha trasmesso l’importanza del delegare, magari non verranno fatte come le avremmo fatte noi (pensiero perfezionista), ma ci si guadagna tempo ed energia per poter lavorare solo sulle cose davvero importanti.

Piccolo suggerimento: l’ideale sarebbe pianificare a “mente fresca”.
Meglio arrivare 10 minuti prima in ufficio per sedersi e riflettere con calma, o andare via 10 minuti dopo per programmare la giornata successiva.
Provare per credere!

◇◇◇◇◇

Ovviamente esistono anche altri metodi, ma vi ho descritto solo quelli che hanno fatto la differenza su di me, sul mio stile di vita, sulla tipologia del mio lavoro; mi aiutano a pensare per priorità ed a sentirmi ogni sera serena e soddisfatta senza il rischio di vivere in balia del vento, né perseguendo obiettivi altrui.
♡Tutto questo mi permette di svegliarmi ogni mattina motivata, ispirata e serena.♡

Sperimentate!

Spero tanto di esservi stata utile.
Fatemi sapere se usate questi metodi, se li conoscete, se ne usate altri e come vi trovate.